1公文格式存在问题及原因分析高校公文都有一定的格式规定与书写要求,需参照《国家行政机关公文格式》撰写公文。但是在高校机关的文书档案管理中,或多或少地也存在一些问题,影响着文书档案案卷的质量,主要表现在实际工作中高校公文的格式和处理办法方面存在着以下几点不规范现象。1.1原稿不齐全,发文字号不规范出现文件缺乏原稿或修改稿,只有定稿;材料没有原件,只有复印件。发文字号编虚位,印有“字”、“第”字等不符合规定,出现漏号、重号等乱号情况。既影响了公文的质量,又不符合立卷归档的要求。
1.2文种使用不当,办文不规范“决定”和“意见”不分,“通知”和“通告”混用,有的该用“请示”却用了“报告”;有的甚至自编文种,如把两个文种合二为一变为“请示报告”、“请示函”,有的还把没列为文种的“方案”、“总结”、“说明”作为文种在标题中使用。公文的办理程序虽然有一个严密的流程,但在日常工作中,越级行文、越级签发、不登记就印发等无序现象却很难避免,从而为高校文书立卷归档工作留下后患。
1.3主题词不准确,成文日期不规范对主题词的定义理解不准确,如“征求意见、整顿秩序、更新知识、生活补助费”等《主题词表》中没有的词语。成文时间中使用年号时,汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用,如“二○○二”印成“二00二”或“二OO二”,前者O用阿拉伯数码0替代,后者用英文字母0替代。印好了文件再找领导签发,影响了公文的时效性。
1.4用纸不当,附件不规范有些高校还存在公文用纸使用16K型纸,甚至同是16K型纸,大小也不一致,并且没有注重克度要求,常因纸张质量差和耐折度低,以至于保存时间不长便开始发黄。这就使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到影响。有附件的公文缺少附件。公文有附件而不附,就不能算是一篇完整、规范的公文。思想上不重视,是造成高校公文格式不规范的根本原因,“只要公文内容不错,在规范化方面有问题算不了什么”,这种思想很典型。要做好高校公文处理工作、档案工作并非易事。由于公文的权威性、政治性、工具性。不允许带有个人主观的随意性和自发性。必须严格按照规范程序办理公文,制度和程序要尽可能细化,简捷明确,操作性强。严格执行公文的行文规则,严格审核签发制度。
2解决存在问题的方法和措施规范公文处理,提高公文质量,须从以下几方面入手。(1)克服“重内容、轻形式”的思想观念。树立规范意识,使高校公文处理有章可循、有规可依,重视公文格式的规范化建设,才能有利于提高高校文书档案的完整率、准确率,使高校文书档案达到标准化、规范化的要求。(2)公文处理部门要依据《国家行政机关公文格式》,严把公文格式关、严求规范。规范公文文种,行政机关的公文种类主要有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,公文的文种应当根据行文日的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。真领会每一个文种的性质和适用范围,选择正确的合乎行文目的和要求的文种。公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关等部分组成。根据不同文种,有的部分可以省略。
公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节,文件底稿既反映文件形成过程,又是文件的原始凭证。对底稿的收集应重视,有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发,常常几易其稿,应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来,将文件与底稿放在一起保存。公文的发文字号是发文的序号,一般都是按文件的形式统一编序号,不编虚位(即1不编为001),不加“第”字;发文字号中印有“字”不符合规定,如“×××字[2008]×号”,应为“×××[2008]×号”。公文主题词不规范,是指对主题词的定义理解不准确,主题词应根据公文的内容,从《主题词表》中规定的主题词中选注类别词和类属词。未列入《主题词表》的词语不作主题词使用,特殊情况自拟主题词的一定要在自定词目后记以“△”符号标明。公文成文日期以负责人签发的日期为准,印好了文件再找领导签发,就影响了公文的时效性。