会议可能是组织机构的一个重要组成部分。在一些机构中，如地方政府决策必须以一种委员会型的结构来进行，此结构含有许多委员会或支委会，不过它们只是作为一个整体来对理事会负责。在商业机构中，对于股东大会和董事会一级以下的会议，虽然并非一定要举行，但它们同样非常重要。作为部门运转的一个辅助手段，可能很有必要召开会议。它在促进部门间的合作上也起着非常重要的作用，否则，不可能有部门间合作。决策的日益复杂化，部分原因是由于机构内信息的分散，这也常常意味着只有将人们聚积在一起，并集中所有人的智慧和技能，才能做出有效的决策。随着全球一体化趋势以及信息技术的发展，某些会议上要求进行多国语言的同声翻译和/或进行电子商谈。如果会议失败，这可能意味着该机构在某个重要方面的不成功。