[摘要] 外贸函电在国际贸易过程中具有一系列重要的功能，包括信息传递功能，社会交往、协商劝说功能,以及适应商业节奏，辅助业务处理功能等。本文试从外贸函电在国际贸易过程中实现的特定功能角度，探讨其对应的写作原则，以期在交易中更有效地发挥函电的作用。
[关键词] 外贸函电 国际贸易 功能 写作原则
在现代国际贸易过程中，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易、执行合同以及解决合同过程中产生的纠纷等，都离不开商业信函的书写。通过函电传递信息，可以出售商品或服务，索要材料或信息，回复客户的询盘并进行报盘，处理业务磋商的各种问题以及保持良好的对外关系。利用多种载体传递外贸函电，已成为联系客户最常见、最方便、最节省的方式，为了使其同时成为最有效的方式，需要我们根据外贸函电在国际贸易过程中实现的不同功能，满足其对应的写作、使用原则。
一、传递信息功能对应的写作原则
语言的第一重要功能是信息功能，也就是传递信息，这也是外贸函电的一个重要功能。 在进出口实务中，准确地传达信息对于双方都至关重要，任何在表达上或理解上的疏忽和差错都可能造成难以弥补的重大损失。
1.直接针对原则
在语篇组织中，英语思维方式习惯直奔主题，再层层进行论述，加上外贸英语段落较短，概括性强，往往开头一段用一两句叙述信函的内容大意，待对方抓住头绪后立即进入主题，可谓“开门见山”。对中国人来说，借用汉语思维进行写作，是一个不可回避的客观存在。 而用国际市场通用的语言，使用西方人容易接受的表达方式，能更有效地促进贸易活动展开。例如：
a. We are pleased to learn from your letter of August 1st that，as a manufacturer of computers， you are desirous of entering into direct business relations with us.
b. Your advertisement in “The Times” attracted us and we are，at present，interested in your parts and components of various automobiles.
2.清楚明确原则
写信人必须尽力将自己的意思表达清除，以便读者理解。为达到这一目的，必须在脑子里明确写信的目的，用适当的词和正确的句子结构、段落结构传达意思。
(1)避免歧义
避免由于多义词的不当使用和修饰语位置不当摆放给表达内容带来的不同理解。例如 ：
a. We shall be able to supply 10 cases of the item only.（仅能供应该商品10箱）
b. We shall be able to supply 10 cases only of the item.（仅能供应10箱该商品）
(2)正确划分段落
商业信函的段落应当清晰、整洁，有助于理解函电的内容，每个段落说明一个问题是写作时常用的方法，避免长篇累牍。
3.完整准确原则
函电的写作必然要求意思完整，避免因提供的信息不完全而造成误解，影响交易效果。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格等，尽可能做到准确，因为函电的内容往往牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系，这样会使双方责任明确，有助于加快交易的进程，避免不必要的纠纷。例如：
a. L /C shall reach your place before or on February 1st，2008.
信用证将在2008年2月1日之前或当天开至你处。
b. If you can accept $2.75，send us a proforma invoice and we will open a letter of credit for 1000 sets.
如可接受2.75美元的价格，请寄形式发票来，我们当即开立1000套商品的信用证。
二、社会交往、协商劝说功能对应的写作原则
书写外贸函电的目的是促成和对方在商业上的交易，即使目前这笔交易不能达成，也必须和对方保持良好的业务关系，以便以后开展业务。正式而又礼貌的语言是实现这一目标的重要保证。在长期的外贸实践中，已经形成了一定数量的用于开展社会交往、进行交易磋商的表达方式，在这些用语中，信息传递功能已退至相对次要的位置，而社会交往功能则显得更为重要。
1.正式严谨原则
外贸英语函电是用来传递商业信息、陈述贸易事实的，常常事关经济利益，所以外贸函电在选词方面不追求华丽的辞藻，而尽可能地选用正规、庄重或表现力强的法律词语。严谨性体现在确保拼写和语法正确，检查所提供的事实、数据等是否有错，即使在信函里有一个极小的失误，也可能会破坏整体的可信度，使交易对象对所提供的其他信息产生怀疑。例如：
a. In the absense of definite instructions from our clients，we generally cover insurance against WPA and War Risk；if you desire to cover FPA please let us know in advance.
在我方客户没有具体要求时，我们通常投保水渍险和战争险。如果你方想要投保平安险请事先告知。
b. We thank you for your quotation of February 20 and enclose herewith our Order No.456 for the captioned goods.
感谢你方2月20日的报价，随函附上关于标题项下货物的456号订单。
2.礼貌得体原则
在跨文化的贸易活动中，由于各国的政治、经济环境以及传统习俗的不同，人们的价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同地区、不同民族间的贸易交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯。在人际交往中，每个人都想得到别人的尊重，国际商务交际更是如此。因此，在外贸信函的写作中要满足礼貌、得体原则的要求。
(1)表示感激、赞扬，例如：
Thank you for. . . / We would be obliged if. . . /
We would appreciate it if…/We shall be most grateful for. . .
(2)表示谦虚、恭谨，例如：
a. We have the pleasure to introduce ourselves to you with a view to building up business relations with your firm.
我们有幸自荐，以期与你公司建立业务关系。
b. Through the courtesy of Mr. Brown，we come to know your name and address.
承蒙布朗先生介绍得到贵公司名称和地址。
(3)表示肯定、一致
肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快、被重视的感觉。例如：