第四章 内部控制与现金管理
学习目标
学习完本章后，应该能够做到：
1. 描述出一个有效的内部控制系统
2. 使用银行对帐单作为内部控制措施
3. 管理并处置现金
4. 对现金收款实行内部控制
5. 对现金付款实行内部控制
6. 运用预算来管理现金
7. 衡量企业中存在的道德风险
Grant Leforge 办事处究竟出了什么错误？ 答案是：在现金会计的控制上存在漏洞。Steve Lane 负责从客户手中收取现金，而他同时还可以接触公司的会计帐。通过操纵会计账簿，他甚至可以隐瞒盗窃行为达几年。此外，日常也没有人检查他的工作。我们在本章中所讨论的几步程序将能解释公司如何才能避免此种盗用行为的发生，当然，这些控制系统虽不能完全防止错误，但好的控制至少可以帮助发现不道德的或是违法的行为并限制其影响。
内部控制对于大公司并不是可有可无的。《外部腐败法》(The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在证券交易委员会的控制下保持适当的内部控制系统，而不论其是否存在外部交易。法案同时还包括对于行贿受贿和其他腐败行为的特别禁令。
本章主要讨论内部控制，即经理用来控制经营和保护公司资产的组织的计划和完整的框架。本章将这些控制方法主要运用到现金（流动性最高的资产）管理中，并为企业进行道德评判提供框架。在以后的几章中我们将讨论经理如何对资产中的其他项目进行控制。
内部控制
经理的一项主要责任就是控制企业的运营。企业所有者和高层管理人员为企业制定目标，经理引导方向，员工执行计划。好的经理必须能够决定整个企业在今后的几年中将走向何方。但是，如果他们不能控制运营，那么整个企业也许就不能有长久性的经营，经理们也无法将他们崇高的计划加以实施。
内部控制是一部企业的计划及其相关的步骤，其作用在于：
1． 保护资产，
2． 鼓励遵守公司政策，
3． 促进运营效率，
4． 确保准确与可靠的会计报告。
例4-1引自Lands’ End公司合并财务报表中责任一节。该公司高层管理人员负责财务报表及相关系统内部控制。文中第二段提到关于一个系统的内部控制、资产的保护、和对欺诈财务报告的预防。下面，让我们具体来看看公司如何创造出有效的内部控制系统。
请参照点4-1
例4-1：Lands’ End公司内部控制管理报告书
Lands’ End公司 ---- 对于合并财务报表的责任
Lands’ End公司管理层及其子公司有义务提供相关财务报表，并对其完整性和可观性负责。报表是依照公认会计准则制定并在一致性基础上实施。合并财务报表之数据包括管理层最好的估计和判断所得出的数据。与此同时，管理层还将准备年报中的其他信息，并对合并财务报表的准确性和一致性负责。
David F. Dyer
首席执行官
公司管理层已经建立并正在维护内部控制。此系统提供恰当的权力分配，对合并财务报表的完整性和可靠性提供合理保证，对资产进行保护以防未授权的使用或处置，以及预防和发现欺诈性财务报告，经常性内审。管理层相信,截至1999年1月29日，公司的内部控制系统完全有能力完成以上提到的目标。
Stephen A. Orum
副董事长，首席财务官
建立有效的内部控制系统
不论是Grant LeForge办事处、Lands’ End公司、还是一家本地的百货公司，一个有效的内部控制系统都需要具备以下特点：
具有竞争性的、可靠的、有道德的职员。员工应该是有竞争性的、可靠的和有道德的。公司往往通过提供高薪以吸引高素质员工、培训和在工作中进行指导来达到培养有竞争性的员工的目的，又通过轮换员工至不同的工作岗位来使其具备灵活性。当一名员工生病或休假时，另一名员工就会补上来。
责任的分配。具备良好内部控制的企业从不忽视重要责任。每一名员工都会承担一定的责任。例4-2在公司组织结构图表中有这样一个责任分配的模型。请注意公司有一名负责财务会计的副董事长，其下设财务主管和总会计师，两人向副董事长报告。其中，财务主管负责现金管理，总会计师是主要的会计主管人。
在这个组织中，总会计师负责批准付款发票，而财务主管则负责签支票。总会计师手下的会计或许负责财产税，或许负责销售税。总而言之，所有的责任都被明确定义和布置到负责他们的个人手中。
适当授权。一个组织通常都会有关于核准程序的明文规定。任何于规定政策相偏离的行为都需要适当授权。例如，零售商店的经理或经理助理必须对大于商店通常限额的顾客支票进行批准；同样的，在大学里，低年级的学生如果想选高年级的课程，也要经过大学的系主任的批准。