1. 职位描述的定义
职位描述是用书面语表述目标职位的工作目的、职责及衡量标准，是从工作职责中提炼出来的反映工作表现的标准，而不是通常意义上的工作职责的全部，它须经工作持有人与主管经理讨论并同意。如果工作发生重要变化或因组织变化而受到影响时，要对过去的职位描述进行重新检查，看是否仍然符合新的要求。
2. 职位描述的内容
职位描述通常包括以下主要内容：
1）职位名称：提供公司批准的职务名称。
2）督导关系：在职人直接督导的职位，汇报途径，下属的职位。 3）组织机构图：表明在职人，他的直接下属，上司及向其上司汇报的其他同事。 4）目的陈述：简单、准确地说明该工作存在的意义及其对整个组织成功的独特贡献，注意不要将怎样完成结果的过程写入目的陈述。如该工作实现了组织的哪些目的？这一工作对组织具有什么特殊贡献？如果没有这一工作，会出现什么样的损失？
． 撰写目的陈述时通常始于一个动词，以此动词继续陈述这一动词起着什么样的作用，要到达什么目的，但是，请注意，职位目的陈述不包括如何完成结果的过程
． 举例：行政总裁的职位目的为指导及管理公司的营运，以达到符合董事会的计划和方针的发展营运；销售代表的职位目的完成特定产品和服务在特定区域的销售目标，并且不超过所规定的折扣范围
5）职责说明：说明这一工作所要求的最终结果，为达到工作的目的，工作主要在哪些领域开展；说明该项工作具有明确的成果或产出的主要部分，以及为完成该工作个人所负有的责任，工作持有人所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么？
． 职责说明具有以下特征：
- 总的来说代表了工作的主要产出；
- 描述了工作的成果而非全过程；
- 每一说明描述了单独的、不同的最终结果；
- 他们不是广义的、含糊的说明；
- 每一说明都是没有时限的，如果工作没有改变，职责就不会改变；
- 每一工作说明应不超过八项职责。
． 描写职责说明的步骤：
- 明确列举必须执行的任务。
- 指出每项工作的目的或目标。
- 分析任务并归类相关任务。
- 简要描述各部分的主要责任，最多以两句话描述。
- 指出工作频率，可能的情况下，说明占用时间的比率。
- 合关相关行为并加标题以便参考。
． 职责说明可分成三个部分：
- 行为动词：制定，建议，检查，确保，表达，联络
- 目的：为谁，为什么
- 最终结果：实现什么结果
． 主要的职责说明一旦确定，返回到工作目的重新阅读。是否正确地归纳了工作？如果没有正确地总结了工作，则重新检查，重写职责说明。阅读主要职责，并问以下问题：它们表达的清楚，简明吗？它们精确地概括了工作吗？
6）衡量标准：即说明这一工作的衡量标准和数据，包括：
． 货币尺度：即与职位或目标相关的预算或成本
． 非货币尺度：例如职位在职人员负责的产品数量，处理的票据数量
． 人：直接或间接接受职位在职人员管理的人员数量以及提供资源的人的数量
． 举例：招聘经理的衡量标准为广告预算200,000元，提供服务给7个部门，2000年补充空缺职位42个，直接上司为2个，间接上司6个。
7）其他内容
． 工作接触：即部门或公司内外部最重要的接触，以及接触的目的和频率
． 工作条件：即工作时间，安全与健康的危害，出差要求和其工作的其他特点
． 决策权：即职位在职人员的决策权以及按政策，规定或先例预先确定，而需作出的决定和独立处理工作的范围
． 职位要求：包括知识，技能，和个性；以及教育和经历即从事该职位所必备的最低要求，胜任该职位的新员工的资历，请记住，此处的教育背景和经历不一定和目前该职位在职人员的个人资历相同
8）最后为制定日期和签名