例一: 150kensingtonroad brooklyn,newyork12②,n.y.③ june101985 例二: established1900 telephone:chicagoenvelopecompanycableaddre ss: calumet42512901-2917indianaavenueenvelopechicago ref.no. chicago,illinoiscodesused: march161982allcodes rentley’spre ferred 注:实例中央上面established1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(telephone)是电话号码,ref.no(等于correspondencereferenceno.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。右边的细小字(cableaddress)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有“envelopechicago”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。(codesused)即“使用电讯密码簿”。(allcodes,rentlev’spreferred)即“在所有密码簿中,请选用(rentley)密码簿”。 例三: 17.philpotlane,london,e.c.①3, 25april,1991 写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为“2ndmay,1995”按美国习惯是“may2,1995”。 (3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。如: messrs.allen&son(1919)pty,ltd., 155,flinderslane, melbourne, c.①1. australia march16,1991 messrs.smith&james,inc. 500nort onbldg. seattle4,wash u.s.a 写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。 (4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼,相当于中文书信“敬启者”,例如: dearsirdearsirs, dearmadam,dearladies, gentlemen:dearmesdames, dearsirandmadam,ladiesandgentlemen: 在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是gentlemen(美国式)和dearsirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写dearsirs或gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如dearmr.small。在这里,dearsirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为“亲爱的先生”。另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在“dearsirs”之后,通常用“,”号,而美国式“gentlemen”之后,则应用“:”号。 (5)正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“c”,即礼貌(courtesy)、简洁(conciseness)、明了(clarity)、正确(correctness)和完整(completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。 (6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是:yourstruly(你的真诚的),yourssincerely(你的忠诚的)yoursfaithfully(你的忠实的),等等。 在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用yoursmostcordially(你的最真诚的)或yoursrespectfully(你的恭顺的)等。 (7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如: yourstruly, fidelitytradingco.ing. (签名) h.b.haslehurst generalmanager verytrulyyours, i.t.inpormation (签名) directorh osem.net verytrulyyours, unitedexporterscompany (签名) maxdehes verytrulyyours, lewers&cooke,limited (签名) e.w.twelmeyer purchasingdepartment verytrulyyours, stern,mcrgenthau &co.,inc. (签名) edwardn.megay machinerydivision 在商贸英文书信中,即使是对认识的收信人,也要签上全名,即使信是打印的,也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的,这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。 商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外,有的信还要注明收发信编号,载入特别注意事项,如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等(当然这些都不是必需的,可视情况而定。),都有其固定的位置。如下图: 发文编号 收文编 号 信头 日期 收信人名址 特别指定阅信人 称呼 书信主题 正文 结尾 签名 附件